Umowy zdalne w praktyce – jak bezpiecznie podpisywać kontrakty na odległość?

• 31 stycznia 2025

Rozwój technologii oraz pandemia COVID-19 zmieniły sposób zawierania umów w kontaktach gospodarczych. Coraz częściej przedsiębiorcy wybierają formę zdalną, która pozwala na oszczędność czasu i uproszczenie procedur. Jednak podpisywanie kontraktów na odległość wiąże się z kwstiami prawnymi i technologicznymi, które warto uwzględnić.

Umowa zdalne forma i ważność

Z prawnego punktu widzenia umowy mogą być zawierane w różnych formach – ustnej, pisemnej czy elektronicznej. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, dla zdecydowanej większości umów nie jest wymagana forma pisemna, jednak dla bezpieczeństwa oraz dla celów dowodowych warto korzystać z pisemnych lub elektronicznych dokumentów.

Podpis elektroniczny stał się popularnym narzędziem w zawieraniu umów zdalnych. Warto wiedzieć, że istnieją różne rodzaje podpisów elektronicznych:

1. Podpis zwykły (np. wklejony skan podpisu) – ma ograniczoną wartość dowodową, ponieważ trudno jest zweryfikować tożsamość osoby podpisującej.
2. „Zaawansowany” podpis elektroniczny – zapewnia większe bezpieczeństwo, ponieważ jest przypisany do konkretnej osoby i pozwala na weryfikację autentyczności – złożenie podpisu wymaga np. potwierdzenia smsem z konkretnego numeru.
3. Kwalifikowany podpis elektroniczny – jedyna forma równoważna podpisowi własnoręcznemu. Jest uznawany w całej Unii Europejskiej i pozwala na zawieranie umów wymagających formy pisemnej.

Jak zadbać o bezpieczeństwo?

1. Weryfikacja tożsamości kontrahenta
   Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić tożsamość kontrahenta, chociażby w CEIDG czy KRS.
2. Używaj sprawdzonych narzędzi
   Korzystaj z platform do podpisywania dokumentów, które zapewniają bezpieczeństwo danych i możliwość śledzenia procesu podpisywania.
3. Zadbaj o integralność dokumentu
   Ważne jest, aby umowa nie mogła zostać zmieniona po jej podpisaniu. Systemy podpisu elektronicznego stosują mechanizmy, które uniemożliwiają ingerencję w treść dokumentu po jego zatwierdzeniu.
4. Zapewnij zgodność z RODO
   Podczas przesyłania i przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe zwróć uwagę na przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Wybieraj rozwiązania technologiczne, które gwarantują szyfrowanie danych i ich odpowiednie zabezpieczenie.

Kiedy warto użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest niezbędny w sytuacjach, gdy prawo wymaga formy pisemnej, np.:,

• w umowach leasingu,
• umowach pośrednictwa w obrocie nieruchomościami,
• przejęcie długu.

Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zawierać takie umowy zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w kancelarii notarialnej czy biurze kontrahenta.

Kancelaria obsługa przedsiębiorstw

Zawieranie umów zdalnie to wygodne i efektywne rozwiązanie, które może znacząco przyspieszyć procesy biznesowe. Aby jednak uniknąć ryzyka, warto korzystać z odpowiednich narzędzi, dbać o bezpieczeństwo danych oraz weryfikować kontrahenta. Zachęcamy do poznania wariantów współpracy z naszą kancelarią w zakresie obsługi prawnej przedsiębiorstw.

Skontaktuj się z nami!